Tóm tắt nội dung
Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ thật khó đạt được hiệu quả, sự chính xác cao nếu bạn không áp dụng được phương pháp, quy trình đánh giá phù hợp.
Bài viết sau sẽ giới thiệu một số phương pháp và quy trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
Khái niệm đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên là một quy trình, hoạt động thường được các công ty, tổ chức sử dụng để xác định nguồn lực công ty đang được sử dụng hiệu quả ở mức nào để hoàn thành mục tiêu công việc.
Mục tiêu được hoàn thành với thời gian, chi phí, nỗ lực thấp nhất thì có nghĩa là hiệu suất đang ở mức cao nhất, tối ưu với doanh nghiệp. Ngược lại, công ty cần phải bỏ ra rất nhiều thời gian, chi phí, nỗ lực thì có nghĩa là hiệu suất công việc đang ở mức thấp.
Công thức tính hiệu suất cụ thể như sau:
Hiệu suất công việc = Kết quả đạt được / Chi phí bỏ ra
Ví dụ: Nhân viên A và nhân viên B cùng nhận mức lương 9 triệu đồng/tháng, cùng làm việc với thời gian 8 tiếng/ngày. Tuy nhiên, mỗi tháng nhân viên A có thể hoàn thành được 30 bài viết /26 ngày làm việc. Còn nhân viên B chỉ có thể hoàn thành được 15 bài viết/26 ngày làm việc. Như vậy, hiệu suất công việc của nhân viên A hơn nhân viên B là 2 lần.
Tại sao cần đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên?
Các công ty, tổ chức cần thường xuyên đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên nhằm đạt được nhiều lợi ích như:
- Giúp giảm lãng phí, tối ưu hóa nguồn lực trong vận hành công ty, tổ chức
- Giúp giảm được chi phí thông qua việc tối ưu hóa các chi phí bỏ ra về cả thời gian, nỗ lực, tài chính…
- Giúp doanh nghiệp cải thiện được hiệu suất tổng thể nhờ nhân viên thông qua đánh giá hiệu suất sẽ hiểu rõ họ cần sử dụng nguồn lực như thế nào để hoàn thành mục tiêu đề ra
- Giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn nhân lực nhờ thông qua đánh giá, doanh nghiệp sẽ nhận diện được nhóm nhân viên có hiệu suất thấp để tiến hành đào tạo bổ sung hoặc ra quyết định nhân sự: thuyên chuyển vị trí công tác, giảm lương thưởng, sa thải, tuyển dụng mới…
Việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên còn giúp doanh nghiệp tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Liên tục tối ưu hóa hiệu suất tổng thể sẽ giúp doanh nghiệp vượt trội và dẫn đầu thị trường.
Phương pháp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
Có nhiều phương pháp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu một số phương pháp đánh giá tiêu biểu dưới đây:
Phương pháp quản lý theo mục tiêu (MBO)
MBO là viết tắt của Management by Objective. Đây là phương pháp đánh giá hiệu suất làm việc nhân viên thông qua việc xem xét kết quả làm việc của nhân viên với mục tiêu đã được thiết lập.
Áp dụng phương pháp này, nhân viên và nhà quản lý sẽ cùng thiết lập, ghi nhận, giám sát việc thực hiện mục tiêu công trong một chu kỳ, một khoảng thời gian cụ thể.
Phương pháp quản lý nhân sự theo mục tiêu phù hợp sử dụng cho các công ty, tổ chức để hướng tới một số mục tiêu như:
- Giúp nhân viên nhìn nhận hiệu suất, những nỗ lực công việc của họ trong bức tranh phát triển chung của tổ chức
- Giúp nhân viên liên kết việc thực hiện các mục tiêu riêng lẻ với mục tiêu chung, mục tiêu toàn công ty và từ đó cải thiện hiệu suất, khả năng tập trung nguồn lực của tổ chức
- Giúp cải thiện khả năng tập trung cao độ, sử dụng nguồn lực hiệu quả để đạt được mục tiêu của nhân viên
Như vậy, phương pháp quản lý nhân sự theo mục tiêu có thể trở thành thước đo chính xác, khách quan trong đánh giá hiệu suất nhân viên
Phương pháp đánh giá theo thang điểm cố định hành vi (BARS)
Thang điểm cố định hành vi (BARS) là phương pháp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên việc so sánh hiệu suất với các ví dụ cụ thể, được gắn với xếp hạng bằng số liệu.
Kết quả đánh giá hiệu suất công việc được xem xét ở cả góc độ định tính và định lượng. Các nhận định về hiệu suất công việc nhân viên đều gắn với số liệu định lượng và có thể được tổng hợp thành kết quả đánh giá rõ ràng, cụ thể, nhanh chóng.
Phương pháp đánh giá theo thang điểm cố định hành vi sẽ phù hợp để nhà quản lý hướng tới một số mục tiêu như:
- Đánh giá hiệu suất công việc cho doanh nghiệp mình ở diện rộng, cả ở cấp lãnh đạo cho đến từng nhân viên đều có thể đánh giá hiệu suất bằng BARS
- Đánh giá hiệu suất công việc chuẩn xác, nhanh chóng cho những nhóm nhân viên thực hiện những công việc tương đối giống nhau.
Phương pháp đánh giá 360 độ
Phương pháp đánh giá 360 độ là phương pháp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua việc ghi nhận các ý kiến phản hồi, đánh giá về nhân viên như từ: đồng nghiệp, quản lý trực tiếp, cấp dưới, các phòng ban, bộ phận khác, cấp dưới, khách hàng, đối tác…
Phương pháp đánh giá 360 độ sẽ phù hợp để nhà quản lý hướng tới một số mục đích như:
- Giúp nhà quản lý nhận diện hiệu suất làm việc của nhân viên một cách đa chiều, từ nhiều góc độ đánh giá khác nhau
- Giúp nhân viên hiểu rõ những đóng góp, nỗ lực và hiệu suất công việc của họ được các cá nhân, bộ phận liên quan đánh giá như thế nào
Phương pháp đánh giá dựa trên chi phí
Phương pháp đánh giá dựa trên chi phí là phương pháp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua việc xem xét tương quan giữa kết quả công việc nhân viên đạt được so với chi phí công ty cần bỏ ra.
Nhà quản lý sẽ sử dụng phương pháp đánh giá dựa trên chi phí nhằm mục đích tối ưu hóa nguồn lực, hiệu suất của tổ chức thông qua căn cứ về chi phí.
Phương pháp quản lý hiệu suất liên tục
Phương pháp quản lý hiệu suất liên tục (Continuous Performance Management – CPM) là phương pháp đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên thông qua việc thiết lập các mục tiêu trong ngắn hạn, kiểm tra tiến độ thực hiện thường xuyên và kết hợp phản hồi liên tục cho nhân viên. Thông qua việc quản lý hiệu suất liên tục, nhà quản lý sẽ xác định được rõ hiệu suất của nhân viên nhanh chóng, kịp thời và thậm chí gần sát với thời gian thực.
Phương pháp quản lý hiệu suất liên tục sẽ phù hợp với nhà quản lý hướng đến các mục tiêu như:
- Xác định được hiệu suất của nhân viên nhanh chóng theo thực tế công việc
- Giúp nhân viên chủ động, cải tiến hiệu suất trong cả hiện tại và tương lai
- Thực hiện được cuộc cách mạng trong quản trị hiệu suất với việc tách rời lương thưởng khỏi đánh giá hiệu suất của nhân viên
Tóm lại, có thể có nhiều phương pháp đánh giá hiệu suất công việc khác nhau. Thực tế sẽ không có phương pháp đánh giá tốt nhất với mọi doanh nghiệp, tổ chức mà bạn nên lựa chọn phương pháp đánh giá hiệu suất phù hợp nhất với các đặc thù của doanh nghiệp, tổ chức mình. Phương pháp đánh giá phù hợp sẽ là phương pháp tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.
Quy trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
Khi bạn đã lựa chọn được phương pháp đánh giá hiệu suất, bạn hãy bắt đầu triển khai đánh giá theo quy trình phù hợp. Bạn có thể tham khảo quy trình 8 bước sau:
Bước 1: Xác định tiêu chí đánh giá
Bạn cần xác định tiêu chí đánh giá phù hợp với từng vị trí công việc của nhân viên. Bạn sẽ cần giải đáp được câu hỏi: với vị trí công việc này thì nhân viên sẽ cần đáp ứng tiêu chí đánh giá nào?
Ví dụ: Nhân viên kinh doanh, tiêu chí đánh giá quan trọng cần thiết lập trong đánh giá là doanh thu ký. Tuy nhiên, với nhân viên tuyển dụng, tiêu chí đánh giá cần thiết có thể là tỷ lệ hoàn thành các vị trí tuyển dụng.
Bước 2: Xây dựng biểu mẫu phục vụ đánh giá
Biểu mẫu phục vụ đánh giá được xây dựng chuẩn xác, phù hợp sẽ bạn thực hiện đánh giá nhanh chóng, hạn chế tối đa các vướng mắc phát sinh. Mặt khác, khi đã có chung 1 biểu mẫu để đánh giá nhân viên cùng chung 1 vị trí làm việc sẽ đảm bảo được tính minh bạch, khách quan và công bằng.
Biểu mẫu đánh giá sẽ tập hợp các tiêu chuẩn công việc, quy trình làm việc cũng như những kỳ vọng mục tiêu mà công ty mong muốn nhân viên hướng tới, đạt được.
Bước 3: Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp
Nếu bạn mong muốn có cái nhìn đa chiều về hiệu suất nhân viên, bạn có thể lựa chọn phương pháp đánh giá 360 độ. Còn nếu bạn muốn đánh giá nhân viên liên tục và thậm chí là đánh giá theo thời gian thực, bạn có thể lựa chọn phương pháp quản lý hiệu suất liên tục. Có nhiều phương pháp đánh giá hiệu suất và mỗi phương pháp sẽ có những ưu điểm, phù hợp với những mục tiêu đánh giá khác nhau.
Bạn có thể tham khảo phần 3 của bài viết này để lựa chọn được phương pháp đánh giá hiệu suất phù hợp với doanh nghiệp, tổ chức của mình.
Bước 4: Xác định người đánh giá và huấn luyện kỹ năng đánh giá
Thực tế, kết quả đánh giá sẽ phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm, kỹ năng đánh giá của người đánh giá. Bạn hãy xác định người đánh giá và huấn luyện kỹ năng đánh giá cho họ.
Ví dụ: Với phương pháp đánh giá theo quản lý hiệu suất liên tục, việc đánh giá nên mang sắc thái trung tính, không gắn với cảm xúc. Bạn không nên chỉ trích nhân viên hay ngược lại là tán dương quá đà với những kết quả công việc nhân viên đạt được.
Hay như nếu áp dụng phương pháp trung tâm đánh giá thì người đánh giá cần được đào tạo, gợi mở về việc đánh giá, ghi nhận những hành vi quan trọng của nhân viên trong công việc.
Khi người đánh giá không hiểu và triển khai đánh giá không phù hợp sẽ dễ dẫn đến những đánh giá hiệu suất sai lệch, không khách quan so với thực tế.
Bước 5: Thông báo cho nhân viên về nội dung và phạm vi đánh giá
Trước khi bắt đầu đánh giá, bạn cần thông báo cho nhân viên về nội dung và phạm vi đánh giá. Thực tế, không hiếm nhân viên đối diện với các kỳ đánh giá hiệu suất với tâm trạng rất nặng nề, lo lắng. Do đó, việc truyền thông nội bộ rõ ràng, chính xác sẽ giúp nhân viên hiểu rõ và chủ động, tích cực tham gia quá trình đánh giá.
Bên cạnh đó, khi nhân viên hiểu rõ về nội dung và phạm vi đánh giá, họ có thể chuẩn bị trước để đẩy nhanh tiến độ đánh giá.
Ví dụ: Với phương pháp quản lý hiệu suất liên tục, trước kỳ đánh giá, trước các buổi check-in với quản lý, nhân viên bắt buộc phải thử check-in trước, tự đánh giá trước. Điều đó sẽ giúp buổi check-in diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Bước 6: Tổ chức hoạt động đánh giá
Sau khi đã tiến hành truyền thông nội bộ rõ ràng, bạn hãy tổ chức hoạt động đánh giá đúng kế hoạch. Việc tổ chức hoạt động đánh giá cần lưu ý một số điểm như:
- Đúng thời gian, chu kỳ đánh giá nhân viên
- Đúng đối tượng đánh giá
- Đúng tiêu chí, mục tiêu đánh giá
Bước 7: Phản hồi, ghi nhận
Việc tiến hành đánh giá hiệu suất sẽ khó giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu cải thiện hiệu suất tổng thể nếu thiếu đi bước phản hồi, ghi nhận.
Phản hồi ở đây là nhà quản lý sau khi nắm bắt được thực trạng hiệu suất, tình hình triển khai công việc của nhân viên sẽ phản hồi lại ý kiến để giúp nhân viên làm việc hiệu quả, hiệu suất hơn. Những phản hồi này cũng như những gợi mở, chỉ ra hướng đi để nhân viên tiếp tục suy nghĩ, phát triển công việc của họ.
Còn ghi nhận sau đánh giá là nhân viên có hiệu suất tốt sẽ được thưởng, được xét nâng lương thưởng, phúc lợi, được khen ngợi, biểu dương. Tuy nhiên, việc ghi nhận bằng lương thưởng không gắn với mọi phương pháp đánh giá hiệu suất. Ví dụ như với quản lý hiệu suất liên tục (CPM), nhà quản lý sẽ tiến hành đánh giá không gắn với lương thưởng, phúc lợi mà chỉ tập trung giúp nhân viên cải thiện hiệu suất trong hiện tại và tương lai.
Bước 8: Tổng hợp kết quả và định hướng phát triển
Sau khi hoàn thành đánh giá, kết quả đánh giá cần được tổng hợp lại. Điều này là cần thiết để doanh nghiệp có được cơ sở dữ liệu hiệu suất phục vụ việc đánh giá nhân viên trong chu kỳ tiếp theo.
Mặt khác, kết quả đánh giá còn giúp công ty thiết lập, điều chỉnh định hướng phát triển phù hợp với hiệu suất hiện tại của nhân viên. Nhà quản lý nên căn cứ vào kết quả tổng hợp về đánh giá hiệu suất để xây dựng định hướng phát triển công ty. Đây là một căn cứ đảm bảo được tính khách quan, chính xác để giúp doanh nghiệp hoạch định phương hướng phát triển trong cả ngắn, trung và dài hạn.
Một số lưu ý trong quá trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
Việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên là điều không hề dễ dàng. Bạn nên lưu ý một số chi tiết dưới đây khi triển khai đánh giá
Tần suất đánh giá: Theo cách đánh giá truyền thống, tần suất đánh giá thường sẽ theo chu kỳ quý, 2 lần / năm hoặc thậm chí là 1 lần / năm. Tần suất đánh giá này khó giúp nhà quản lý có thể nắm bắt được nhanh chóng, kịp thời thực tế hiệu suất của nhân viên. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp hiện đã chuyển sang đánh giá hiệu suất theo phương pháp quản lý hiệu suất liên tục (CPM).
Với CPM, nhà quản lý sẽ tiến hành đánh giá hiệu suất hàng tuần và có thể giúp nhân viên cải thiện hiệu suất ngay trong hiện tại và tương lai.
- Đánh giá chính xác: Khách quan và minh bạch được xem là nguyên tắc hàng đầu để đảm bảo việc đánh giá hiệu suất nhân viên đạt được kết quả đánh giá chính xác. Và chỉ khi công ty bạn có được kết quả đánh giá chính xác thì bạn mới có thể thiết lập, xác định hay điều chỉnh kế hoạch phát triển, tối ưu hóa nguồn lực tổ chức một cách phù hợp, kịp thời.
- Đánh giá hiệu suất làm việc hiệu quả: Quá trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên chỉ được xem là đạt được hiệu quả khi mang đến cơ sở mới để người quản lý thiết lập được mục tiêu mới cho nhân viên. Đồng thời, thông qua đánh giá, nhân viên có được nhận thức tích cực về công việc như: mình cần hoàn thiện gì? cố gắng như thế nào về kiến thức, kỹ năng, thái độ trong công việc để đạt được mục tiêu, sự kỳ vọng tổ chức hướng tới.
Trên đây, bạn đã cùng chúng tôi tìm hiểu về đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Việc đánh giá hiệu suất thực tế không hề xa lạ với các công ty, tổ chức. Đây là hoạt động thường được tổ chức triển khai định kỳ, thường xuyên. Tuy nhiên, để đánh giá hiệu suất chuẩn xác, đúng hướng, phù hợp và đạt được hiệu quả là điều không hề dễ dàng đạt được.
Hi vọng những thông tin trên hữu ích, giúp ích được cho bạn trong kỳ đánh giá hiệu suất nhân viên tiếp theo. Nếu bạn cần thêm thông tin về đánh giá hiệu suất nhân viên hay cần tư vấn về phần mềm hỗ trợ đánh giá hiệu suất nhân viên, hãy liên hệ cho chúng tôi.
