Quy trình 7 bước chuyển đổi số doanh nghiệp

Quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp sẽ diễn ra trong nhiều giai đoạn và biến đổi nhiều thứ. Vậy những thứ sẽ biến đổi là thứ gì và phải ưu tiên theo thứ tự nào?

Bằng cách trả lời các câu hỏi theo lộ trình trên, quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp sẽ đi theo đúng hướng, đúng người, đúng nơi, đúng chỗ và đúng thời điểm. Bài viết sau sẽ chia sẻ với chúng ta góc nhìn về một quy trình 7 bước cho mỗi doanh nghiệp thực hiện thành công chiến lược chuyển đổi số của mình.

1. Định vị lại mô hình kinh doanh

Trước khi chuyển đổi số, bản thân doanh nghiệp đã định hình cho mình một cách thức kinh doanh để có thể tìm kiếm doanh thu và lợi nhuận. Có thể cách thức kinh doanh này chưa được tối ưu, hiệu quả chưa cao nên để tồn tại được bắt buộc doanh nghiệp phải định vị lại mô hình kinh doanh nhằm phù hợp với thời đại số.

Khi định vị lại mô hình kinh doanh mới, doanh nghiệp cần cân nhắc trả lời một số câu hỏi sau

• Cách mà doanh nghiệp đưa sản phẩm/dịch vụ của mình đến với thị trường là như thế nào?
• Mối quan hệ giữa khả năng ứng dụng thương mại với công nghệ của doanh nghiệp, tức là doanh nghiệp sử dụng thương mại điện tử trên nền web hay thương mại di động và tương lai là các siêu ứng dụng?
• Doanh thu và lợi nhuận chính của doanh nghiệp đến từ đâu? Khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp là ai, ở đâu, phân khúc nào? Chiến lược khác biệt hóa của doanh nghiệp so với đối thủ là gì? Chẳng hạn như sản phẩm giá rẻ, dùng thử trọn đời, giá bán theo lượt tải, miễn phí từng phần, hỗ trợ toàn cầu…
• Tương lai của mô hình này có thể kéo dài trong bao lâu theo dự kiến?

2. Cấu trúc lại mô hình hoạt động

Để thích ứng với quá trình chuyển đổi số thì chắc chắn cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cần có sự thay đổi, sẽ có những bộ phận mới được hình thành và có những bộ phận được cắt bỏ.

Quá trình cấu trúc lại mô hình hoạt động của doanh nghiệp sẽ phải giải quyết được một số câu hỏi sau

• Những bộ phận nào trong doanh nghiệp cần phải tái cấu trúc và đưa yếu tố công nghệ và kỹ thuật số vào?
• Doanh nghiệp sẽ phát triển bao nhiêu quy trình mới, loại bỏ bao nhiêu quy trình cũ, là những quy trình nào?
• Cải tổ nhân sự theo hướng tinh gọn, đơn giản như thế nào? Nhờ áp dụng công nghệ số thì doanh nghiệp tiết kiệm được bao nhiêu nhân sự (về số lượng) và tiết kiệm được bao nhiêu chi phí nhân sự?
• Điều gì làm doanh nghiệp ổn định và liên tục phát triển xét về chiến lược dài hạn?

3. Chiến lược nhân sự

Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là quá trình áp dụng và ứng dụng số hóa vào hoạt động vận hành – quản lý nhân sự tại doanh nghiệp. Chuyển đổi số nhân sự không phải là “thay người thành máy”, cũng không phải cắt bỏ hoàn toàn mà là tinh gọn và tối ưu nguồn nhân lực đang có.

Khi doanh nghiệp chuyển đổi số, cách thức làm việc truyền thống sẽ được thay thế bằng việc áp dụng các công cụ số nhằm mục đích gia tăng năng suất, tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác khi thực hiện các nghiệp vụ. Do đó, chiến lược nhân sự của doanh nghiệp cần giải quyết được một số câu hỏi sau

• Chiến lược chuyển đổi số có ảnh hưởng đến các nhà lãnh đạo hay không? Lãnh đạo cần có những tư duy và kỹ năng gì để ra quyết định trong trường hợp chuyển đổi số?
• Doanh nghiệp của bạn phải tuyển dụng, đào tạo, nâng cao kỹ năng và kinh nghiệm gì cho nhân sự trong toàn bộ hệ thống?
• Làm sao để tuyển dụng được những người phù hợp với văn hóa doanh nghiệp nhưng lại phải vừa vặn với chiến lược “chuyển đổi số” đang diễn ra trong doanh nghiệp.

4. Số hóa quy trình

Số hóa quy trình là việc sử dụng các dữ liệu, tài liệu đã được chuyển sang định dạng kỹ thuật số để cải tiến, thay đổi quy trình vận hành, các quy trình làm việc và hoạt động  kinh doanh của doanh nghiệp. Để số hóa được quy trình thành công thì doanh nghiệp cần cân nhắc trả lời được các câu hỏi sau

• Cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin của doanh nghiệp đã có những gì rồi? Còn thiếu những gì để đủ năng lực chuyển đổi: hệ thống lõi, mạng lưới, dữ liệu, phần mềm phân tích dữ liệu?
• Doanh nghiệp hướng tới những quy trình mang tính tự động và hoàn toàn số hóa hoặc số hóa một phần? Ví dụ như trả lời tự động các yêu cầu của khách hàng thông qua hệ thống chatbot, lấy hàng tự động bằng robot, phân loại hàng hóa tự động, giao hàng bằng thiết bị tự lái,…
• Quy trình số hóa có giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng hiệu quả hay không?

5. Nâng cao năng lực thích ứng công nghệ thông tin

Bước tiếp theo trong quy trình chuyển đổi số là phải nâng cao năng lực thích ứng công nghệ thông tin cho người lao động trong doanh nghiệp. Để thực hiện thành công bước này thì doanh nghiệp cần trả lời được câu câu hỏi sau

• Doanh nghiệp có chiến lược về công nghệ thông tin hay không? Có đơn vị tư vấn hay tự phát triển? Có nhân sự đáp ứng phù hợp hay không?
• Doanh nghiệp có đầu tư tiền bạc và nhân sự vào website, phiên bản di động cho website, ứng dụng (app) cho thiết bị di động, truyền thông trên mạng xã hội, các phần mềm dành cho doanh nghiệp và khách hàng?
• Doanh nghiệp quản trị mối quan hệ khách hàng và phân tích hành vi khách hàng bằng công nghệ gì? Có hiệu quả hay không? Dữ liệu về khách hàng được đánh giá, bảo quản và khai thác như thế nào?

6. Định vị lại sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp

Khi chuyển đổi số, chắc chắn cần phải thay đổi hình thức và chất lượng sản phẩn dịch vụ của doanh nghiệp. Để định vị lại sản phẩm và dịch vụ của mình, doanh nghiệp cần phải trả lời được các câu hỏi sau

• Sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp đã biến đổi như thế nào? Từ sản phẩm thông thường sang sản phẩm kỹ thuật số, từ dịch vụ chân tay đến dịch vụ kỹ thuật số?
• Chất lượng của sản phẩm có thay đổi nhiều không? Giá thành của sản phẩm, dịch vụ có thay đổi không? Ví dụ như dịch vụ khám bệnh từ trực tiếp giờ đã có những gói khám và tư vấn bệnh trực tuyến thông qua “video call” để đáp ứng những khách hàng ở xa không có điều kiện đến bệnh viện.
• Doanh nghiệp quan hệ với khách hàng theo cách nào?

7. Kết nối khách hàng thông qua các nền tảng số

Một trong những khía cạnh quan trọng nhất trong hành trình phát triển doanh nghiệp khi chuyển đổi số chính là gắn kết với khách hàng mục tiêu, để từ đó có thể hiểu rõ nhu cầu, mong muốn sâu xa đằng sau lựa chọn của họ.

Luôn kết nối với những người mua hàng, thích nghi với các kịch bản mới có thể giúp doanh nghiệp phát triển những sản phẩm, dịch vụ liên quan và đáp ứng tốt nhất những mong đợi của khách hàng.

Để thực hiện thành công việc kết nối khách hàng thông qua các nền tảng số, doanh nghiệp cần phải trả lời được các câu hỏi sau

• Doanh nghiệp duy trì bao nhiêu loại điểm tiếp xúc với khách hàng ví dụ như website, thiết bị di động, ứng dụng cho điện thoại, mạng xã hội, email, các loại khác?
• Tần suất tương tác với khách hàng là bao nhiêu?
• Mức độ trung thành của khách hàng như thế nào?
• Giá trị trọn đời cho mỗi khách hàng là bao nhiêu tiền?