Tóm tắt nội dung
Từ ngày 01/07/2022, các doanh nghiệp sẽ bắt buộc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới tại Thông tư 78 và Nghị định 123. Vậy các doanh nghiệp sẽ cần xử lý như thế nào đối với các hóa đơn tồn, gồm cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo quy định cũ? Có bắt buộc phải hủy hóa đơn đã đăng ký phát hành theo các quy định trước đây hay không? Bài viết này sẽ đi tìm câu trả lời cho những thắc mắc trên để quá trình chuyển đổi hoá đơn đơn điện tử sang Nghị định mới được các doanh nghiệp triển khai thuận lợi, rõ ràng nhất.
Bắt buộc phải hủy hóa đơn cũ còn tồn khi chuyển sang HĐĐT theo Nghị định 123
Theo quy định tại khoản 3, Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ có nêu:
“Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.”
Như vậy, theo quy định trên, ngay sau khi người nộp thuế (NTT) gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và được cơ quan thuế (CQT) chấp nhận, NTT phải thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký phát hành theo các quy định trước đây hoặc tiêu hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng theo quy định.
Thủ tục tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang Hoá đơn điện tử
Thời hạn tiêu hủy hóa đơn
– Kể từ ngày thông báo tiêu hủy hóa đơn giấy (hóa đơn đặt in mua của CQT) với cơ quan thuế, doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày.
– Trong trường hợp CQT đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày
Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Các bước tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng
Thủ tục tiêu hủy hóa đơn của NTT thực hiện theo Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hướng dẫn tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế, bao gồm các nội dung sau:
Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
Doanh nghiệp/tổ chức cần hủy hóa đơn phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của đơn vị.
Đối với hộ, cá nhân kinh doanh thì không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.
Các thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn chịu trách nhiệm trước pháp luật và tiến hành các việc sau:
– Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
– Tiến hành hủy hóa đơn và Lập biên bản hủy hóa đơn
– Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy
Trước khi hủy hóa đơn, Hội đồng hủy hóa đơn cần phải Lập bảng kiểm kê và ký xác nhận, tiến hành kiểm kê số hóa đơn cần hủy theo quy định tại Khoản 3, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Nội dung của Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy như sau:
“Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)”
Bước 3: Lập Biên bản hủy hóa đơn
Khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như:
– Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số …
– Hình thức hủy hóa đơn: Cắt góc/Xé nhỏ/Đốt
– Biên bản được lập phải có chữ ký của các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn.
Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Sau khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp/cá nhân phải tiến hành lập thông báo kết quả hủy hóa đơn. Tại Điều 27 Khoản 2 Điểm d, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
“Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này”
Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
NNT có thể tra cứu thông báo kết quả hủy hóa đơn (sau 1-2 ngày kể từ ngày NNT gửi thông báo kết quả hủy đến cơ quan thuế) tại địa chỉ website: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/hgtsdtc.html
Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử mẫu cũ khi chuyển đổi sang hoá đơn điện tử
Sau khi đã chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu mới tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, NTT không được phát hành hóa đơn điện tử mẫu cũ. Đối với hóa đơn điện tử theo mẫu cũ mà còn tồn thì doanh nghiệp thực hiện liên hệ với nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử của mình để hỗ trợ thủ tục ngừng trên phần mềm hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp, tổ chức khi đã chuyển hẳn sang sử dụng đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính thì không phải gửi thông báo phát hành hóa đơn và báo cáo tình hình sử dụng đơn hóa đơn (tháng, quý) cho cơ quan thuế như quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính.
Tài liệu tham khảo:
1. Nghị định 123/2020/NĐ-CP
2. Thông tư 78/2021/TT-BTC
